UA-93544654-3
Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

Tietosuojaseloste Kotkan Saaret Oy:n asiakasrekisteristä

Henkilötietolain (523) 10 & 24 §:n ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste sisältää rekisteriselosteen sekä informaatiota rekisteröidyn oikeuksista.

Laatimis- ja päivityspäivä

16.5.2018 laadittu

Rekisteriin sisältyvät matkailu- ja ravintolapalveluiden brändit

Kotkan Saaret Oy, Rankki - ohutta yläpilveä, RT-Rautaa, Kirkonmaa, Ollinkarit - vuokraa oma saari, Kartanohotelli Karhulan Hovi, Seuratalo Sampo, Kahvila-ravintola Tulikukko, Kotkan Saaret varustamo, MS Jaana. 

Rekisterin nimi

kotkansaaret.fi -rekisteri

Rekisterinpitäjä

Kotkan Saaret Oy

Y-tunnus: 2667176-9

Kyminlinnantie 22, 48600 Kotka, Suomi Finland

+358 44 055 7493

tietosuoja@kotkansaaret.fi

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

Kai Savolainen

Kotkan Saaret Oy

Kyminlinnantie 22, FI-48600 KOTKA

+358 44 055 7498

tietosuoja@kotkansaaret.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on rekisterinpitäjän ylläpitämien nettisivujen, onlinekaupan sekä puhelin- ja sähköpostimyynnin kautta kontaktoituihin käyttäjiin kohdistuen tapahtuvan informaation jakamisen, tuotteiden ja palveluiden tarjoamisen ja toimittamisen, tutkimusten ja kampanjoiden sekä kilpailujen järjestämisen sekä mainostamisen ja markkinoinnin toteuttaminen asianmukaisesti. Maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely. Asiakkaan maksutapatiedot, tarvittaessa maksukorttitiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot.

Toisin sanoen rekisterin henkilötietoja käytetään:

  • Asiakassuhteen perustaminen ja hoito.
  • Kommunikointi asiakkaan kanssa. Esimerkiksi laskulomakkeen kieli ja tilisiirtolomake, varausvahvistus sähköpostitse, tervetuloa-viesti puhelimitse sekä asiakkaan mahdolliset lisäkysymykset halutulla kommunikointivälineellä.
  • Kilpailuun tai muuhun kampanjaan osallistuvan henkilön asianmukainen tunnistaminen.
  • Tuote- ja palvelutarjonnan suunnittelu sekä tarjonnan kohdistaminen.
  • Asiakkaan maksutapatiedot, tarvittaessa maksukorttitiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot.
  • Mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot.
  • Suoramainonta, etämyynti ja muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset lain sallimin tavoin ja laajuudessa, jos rekisteröity on siihen erikseen antanut luvan.

Tavoitteena on toimia asiakaslähtöisesti ja huomioida myös asiakkaan erilaiset ostokanavaan liittyvät tottumukset.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle

  • Tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1. kappale: b, c ja f
    • Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
    • Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen
    • Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen
  • Suomen laki 2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta” joka velvoittaa matkustajatietojen säilyttämiseen

Henkilöllä/rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa, veloituksetta, kieltää henkilötietojen käsittely markkinointitarkoituksiin tai peruuttaa siihen antamasi suostumus.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin sisältämä käyttäjäkohtainen tietosisältö vaihtelee sen mukaan, millaista käyttäjän toimesta tapahtuva käyttö on. Tässä kappaleessa on eriteltynä ostavan asiakkaan näkökulmasta rekisteriin tallennettavat tiedot.

Palvelun oston (varauksen teon) yhteydessä tallennetaan seuraavat tiedot

Yhteystiedot:

  • Etu- ja sukunimi
  • Osoite
  • Maa
  • Puhuttu kieli
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Asiakasnumero
  • Online-palvelu
    • käyttäjätunnus
    • salasana

Joissakin tapauksissa yhteistyö saattaa edellyttää seuraavien tietojen tallentamista:

  • Yrityksen nimi
  • Y-tunnus

Lisäksi asiakkaasta saatetaan tallentaa profiloivia lisätietoja, joiden avulla voidaan kohdentaa suoramarkkinointia ja parantaa asiakaspalvelua.

Profiloivia lisätietoja ovat:

  • Yksityinen / yritys / yhdistys
  • Lomailukausi: talvi / kevät / kesä / syksy

Matkustajailmoitukseen täytetään

  • Nimi, osoite ja allekirjoitus
  • Syntymäaika
  • Kansalaisuus
  • Passinnumero (paitsi ei Pohjoismaan kansalainen tai Suomessa asuva matkustaja)
  • Maa, josta saapuu Suomeen
  • Mukana matkustavan alaikäisen lapsen nimi ja syntymäaika
  • Samassa majoituskohteessa majoittuvien nimet ja syntymäaika
  • Tulo- ja lähtöpäivä
  • Majoituskohde

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään käyttäjiltä itseltään palveluun rekisteröityessä, sitä käyttäessä tai osallistuessa muulla tavoin www-sivulla toteutettuun toimintoon. Käyttäjältä itseltään kerätään tietoa myös puhelin-, sähköposti- tai tiskiltä myyntitilanteessa. Tämän lisäksi tietoja voidaan kerätä asiakaspalautelomakkeelta.

Käyttäjien käynneistä nettisivustolla ja onlinekaupassa kerätään automaattisesti tietoa. Näitä käyttäjää yksilöiviä tietoja ovat IP-osoite, laitetyyppi, nettiselain, käyttöjärjestelmä, kieliasetukset, ajankohta (pvm + klo), näytetyt sivut sekä tietoa klikkauksista. Analytiikka-ohjelman keräämiä tietoja käytetään onlinepalveluiden ja asiakaspalvelun kehittämiseen. Nettisivustolla käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Pyydettäessä matkustajailmoitukset tietoineen luovutetaan lain määräämille viranomaisille. Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Sosiaalinen media

Nettisivuillamme voi olla linkkejä sosiaalisiin medioihin tai sosiaalisten medioiden tarjoajien tarjoamaa sisältöä. Mikäli olet luonut tilin sosiaalisen median tarjoajan palveluun, kyseinen palvelu saattaa tunnistaa sinut tästä sisällöstä tai vierailusta sen sivustolla. Sinut voidaan tunnistaa, vaikka et käyttäisi kyseistä sosiaalista mediaa. Lisätietoja näiden sosiaalisen median tarjoajien tietosuojakäytännöistä saat kyseisen palveluntarjoajan tietosuojaselosteesta.

Rekisterin suojauksen periaatteiden kuvaus

Rekisterin suojauksessa noudatetaan seuraavia periaatteita: Rekisterin käyttö on ohjeistettu, rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt henkilöt työtehtäviinsä liittyen, tiedot kerätään sähköisiin tietokantoihin, jotka sisältävät palvelimet suojataan palomuureilla, salasanoilla ja muilla ajantasaisilla teknisillä keinoilla, tiedot sisältävät palvelimet sijaitsevat tiloissa, jotka ovat lukittuja ja joissa on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta, ja mahdollisten ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, jotka edellyttävät tietojen luottamuksellista käsittelyä ja edellä tässä kohdassa määritellyn mukaiset vaatimukset täyttävää suojaamista.

Rekisterinpitäjä ei vastaa tiedoista joita kolmannen osapuolen toimijat keräävät ja säilyttävät. Esimerkiksi varaussivustot netissä tai Kotkan Saaret Oy:n palveluita välittävät matkatoimistot. Rekisterinpitäjä vastaa vain Kotkan Saaret Oy:lle toimitetusta tiedosta.

Tarkastus-, tiedon oikaisu- ja “unohdetuksi tulemisen” oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja/tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistoa “oikeus tulla unohdetuksi”. Poikkeuksena Kotkan Saaret Oy:tä sitovat velvoitteet, esimerkiksi kirjanpitolaki ja matkustajailmoitusten säilytys. Yllä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Laki majoitus- ja ravitsemustoiminnasta (2006/308) 6 § matkustajailmoitus ja matkustajatiedot: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2006/20060308#a308-2006

Neuvonta, valvonta ja lisätiedot tietosuoja-asioissa

Tietosuojavaltuutettu antaa henkilötietolain mukaisena tietosuojaviranomaisena henkilötietojen käsittelyä ja valvontaa koskevaa ohjausta sekä neuvontaa sekä valvoo henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojavaltuutettu myös ratkaisee eräät laissa tarkemmin määrätyt henkilötietojen tarkastusoikeuden toteuttamista ja tietojen korjaamista koskevat asiat. Lisätietoa tietosuojaviranomaisista löytyy esimerkiksi osoitteesta http://tietosuoja.fi/

Evästeet

Tämä sivusto käyttää evästeitä tallentaakseen tietoja koneellesi.

Hyväksytkö evästeiden käytön?